Kurumların Check-Up Sistemi: “İş Analizi”

İş analizi tanım olarak ele alındığında, bir kurumun yapısını, temel prensiplerini ve işlemlerini anlamak ve paydaşlar arasında bağlantıları ortaya koymak adına yapılan görevlerin ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmesini sağlayan çözümleri ortaya koymak için uygulana sistemleri bütünüdür. Tanımı biraz incelediğimizde aslında kurumun yapısı, temel prensipleri, çalışanları, hedefleri ve ele alınarak yapılan bütüncül bir çalışmadan bahsedildiği görülmektedir. Burada ele alınan tüm tanım ve olgular uzman bir ekip veya birey tarafından tek tek incelenmektedir. Firmanın tüm birimleri ile temasa geçilerek tam olarak check-up’ı ve genel bir resmi çekilecek tüm eksik ve izlenen yanlış yöntemler ortaya çıkarılacaktır. Firmanın hem iç müşterisi olan çalışanlar hem de hizmet alan kişiler (müşteriler) tarafından daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır. 

Burada yapılacak işlemler kurumun büyüklüğü ve çalışma alanlarının çeşitliliğine göre değişebilmektedir. Ancak ülkemizdeki uygulamalarında online veya yazılı anketler ile birlikte yapılan yüz yüze görüşme yöntemleri sıklıkla kullanılmaktadır. Burada iç müşteriler (çalışanlar) ve dış müşterilere uygulanan çalışmalar birbirinden farklı olmaktadır. Birinde firmanın iç yüzü ortaya konulurken diğerinde dış dünyadan algılanışı ve sektördeki marka değeri üzerinde değerlendirmeler yapılmaktadır. Burada sektör taramasının da önemi unutulmamalıdır. Çünkü firmanın değişim ve gelişimi için öncelikle sektöründe bulunduğu konum ve marka değeri iyi tespit edilmelidir.

İş analizi sonucunda oluşan değerlendirmeler kurum yöneticileri ile paylaşılarak kurumların hedeflerini nasıl gerçekleştirileceğine yönelik fikir alışverişinde bulunulmaktadır. Yani aslında hedefler doğrultusunda bir eylem planı ortaya konulmaktadır. Ayrıca firma içi görev tanımları, yetki ve sorumluluklar, iş akış şemaları, ücret yönetimi, yedekleme sisteminin oluşturulması, işten çıkarma ve pozisyon değişimleri gibi hem çalışanları hem de kurumun işleyişini doğrudan etkileyecek kararların alınması sağlanmaktadır.

İş analizinin en büyük amacının firma çalışanlarını işten çıkarmak ya da firmadaki dengeleri alt üst etmek olmadığı unutulmamalıdır. En nihai hedef kurumun mevcut durumunun anlaşılmasını sağlamak ve firmanın içinde bulunduğu durumun büyük resmini ortaya koymaktır. Burada en büyük görev iş analistleri ve iş yeri sahipleri ve/veya yöneticilerine düşmektedir. Görüme yapılacak kişiler durum öncesinden düzenlenecek toplantı veya farklı yöntemler ile bilgilendirilmeli ve görüşmelerde açık sözlü ve gerçekçi düşüncelerini ortaya koymaları istenilmelidir.